Selección de Expedientes y Certificación de la deuda

1. Los casos pasarán a Jurisdicción Coactiva a través del sistema, procedentes de cobranzas y otros ingresos (Se remitirán con  memorando de información). En el sistema se almacenarán automáticamente en el paso Reparto Cobranza Coactiva.  Se recibirá la certificación, carta de notificación y los detalles del expediente.
2. El jefe de Jurisdicción Coactiva deberá seleccionar en el sistema los casos a tramitar. Si los casos son antiguos, el funcionario encargado de coactiva llamado certificador (a) deberá extraer los expedientes certificados con anterioridad, (expedientes de años anteriores),  para proceder a certificarlos nuevamente.  Estos estarán en el paso de reparto cobranza coactiva asignados al gestor coactivo (paso creado en la red para administrar todos los expedientes antiguos).   Luego de actualizada la certificación se pasará el listado y los expedientes al jefe de la sección para que distribuya los expedientes a los gestores. Si la certificadora encontrara errores al realizar la revisión en el sistema, deberá llenar el formulario de corrección y pasarlo al Jefe de la sección para su firma.  El Certificador (a) llevará el formulario a la sección de Asistencia al Contribuyente, donde se realizará la captación de la información.  Luego esta corrección pasará automáticamente a Cuenta Corriente. El jefe de Jurisdicción Coactiva revisará en el sistema la corrección que deberá aplicar Cuenta Corriente. Luego que la corrección sea efectiva se procederá a asignar los expedientes a los gestores.
3. En casos de los expedientes nuevos, el jefe de Jurisdicción Coactiva los asignará directamente a los gestores.  
4. 
   Trámite - Gestor
5. El gestor deberá verificar el nombre, cedula de identidad personal y RUC del contribuyente, utilizando la opción del tribunal electoral en el sistema.
6. Deberá buscar los números de resoluciones en la Administración Provincial de Ingresos. Los números de autos de mandamiento de pago y los autos de secuestros se llevarán en Jurisdicción Coactiva.
7. El gestor deberá confeccionar los siguientes documentos:
8. Resolución de Apertura: con este documento se dará inicio al proceso vía ejecutiva.
9. Diligencia de Nombramiento y Toma de Posesión del Secretario Ad-Hoc: en este documento se detallarán los datos del juez ejecutor y del secretario Ad-Hoc.
10. Auto Ejecutivo de Mandamiento de Pago: este documento nos permitirá hacer exigible el crédito a favor del estado y el mismo deberá ser notificado al contribuyente para lo cual se requerirá que se le coloque el sello de notificación en la parte posterior del documento.
11. Auto de Secuestro: documento que permitirá que no se haga ilusoria la pretensión del estado en cobrar una deuda y se procederá a decretar el secuestro sobre los bienes muebles, inmuebles, cuentas de ahorro, corrientes, plazos fijos, cajillas de seguridad y cualquier otro derecho registrado a nombre del contribuyente.
12. Además se elaborarán las Notasque van dirigidas a las Entidades Bancarias, Registro Público, Registro Vehicular y  Cuentas Individuales del Seguro Social. Estas notas se realizarán con la finalidad de verificar las propiedades o bienes muebles que posee el contribuyente para hacer el cobro efectivo.
13. El expediente completo será entregado al jefe de Jurisdicción Coactiva para su revisión y firma. Consecutivamente el mismo será enviado al (la) Administrador (a) Provincial de Ingresos en funciones de Juez Ejecutor para su firma.
14. El notificador deberá repartir las notas confeccionadas a todas las instituciones.

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3.  
   Notificación del Contribuyente

El gestor procederá a ubicar telefónicamente al contribuyente para que se notifique personalmente.  Si el contribuyente no se localiza, el notificador lo ubicará en su domicilio fiscal (deberá realizar dos diligencias en días diferentes).  En caso de no ubicarlo, procederá a elaborar un informe detallando los intentos de notificación (Se deberá adjuntar al expediente). El notificador devolverá el expediente al gestor para que se haga el edicto.

3.1 Notificación por Edicto

1. El gestor confeccionará el edicto y se lo remitirá al jefe de la sección. El mismo lo revisará y lo enviará al (la) Administrador (a) Provincial de Ingresos para su firma.
2. Posteriormente el gestor remitirá una copia al Departamento de Relaciones Públicas del Ministerio de Economía y Finanzas para su publicación en el periódico durante tres días.
3. Una vez publicado el edicto, ingresará copia de la publicación a Jurisdicción Coactiva, la misma se deberá colocar dentro del expediente y se esperará el término legal de 10 días hábiles para desfijar el edicto del tablero informativo de la Dirección General de Ingresos.

3.2 Notificación por Asignación del Defensor de Ausente

1. Si el contribuyente no se localiza, el gestor deberá confeccionar un informe secretarial, providencia y nombramiento del defensor de ausente . Estos documentos deberán ser firmados por el (la) Administrador (a) Provincial de Ingresos.
2. El defensor de ausente deberá ser un abogado externo a la Administración quién deberá firmar su nombramiento para seguir con el trámite.
3. Se deberá esperar el término legal de ocho días hábiles.
4. 
   Escenarios para Realizar el Cobro Coactivo

Luego de que el contribuyente sea notificado, podrán ocurrir los siguientes escenarios:

4.1 El contribuyente decide cancelar el monto adeudado

1. En caso de que contribuyente decida pagar, el gestor deberá confeccionar el auto de levantamiento y las notas para liberar las cuentas bancarias, bienes muebles e inmuebles, vehículos y salarios.  Estas notas deberán remitirse al (la) Administrador (a) Provincial para su firma.  Luego el notificador deberá distribuir las notas con la finalidad de liberar los bienes del contribuyente.
2. El contribuyente traerá el cheque o monto adeudado a la sección de Jurisdicción Coactiva.  El gestor llenará el recibo pre-impreso y se dirigirá a la sección de Cajas Financieras a pagar. El contribuyente podrá utilizar otras opciones de pago:
3. Arreglo de Pago
4. Carta Irrevocable de Pago Bancaria
5. Endoso a favor del Estado
6. Si el contribuyente ya tuviera avanzada la gestión del cheque (se ha hecho a nombre del contribuyente), entonces se adoptará la figura del custodio

4.2 El contribuyente posee dinero en el banco

4.3 El contribuyente posee propiedades

1. Se ha inscrito el secuestro: esto quiere decir que no hubo ningún inconveniente en hacer la inscripción.  Es decir, la información como número de finca (rollo, asiento, documento/ tomo folio) están correctos; las generales de la persona natural o jurídica, son ciertas y finalmente; que sobre el inmueble objeto de la medida cautelar, no pesa limitación de dominio o restricción de ley que le imposibilite, la inscripción.
2. El documento está defectuoso y se suspende la inscripción: cuando la Dirección General del Registro Público por medio de funcionario-calificador detectara que la finca a secuestrar presenta asientos inscritos anteriormente o hay asientos pendientes de inscripción, se darán estas situaciones:
3. De ocurrir que el inmueble tenga otras inscripciones: en esta eventualidad, se remitirá el oficio y se dejará allí latente, hasta que el asiento principal inscrito, deje de tener vigencia registral.
4. De ocurrir que sobre el inmueble hay otros asientos pendientes de inscripción: En este caso se deberá enviar nuevamente un oficio al Registro Público que cancele los asientos pendientes por Edicto. Esta actuación demorará tres (3) meses, una vez cumplidos y de no haber objeción de terceras personas interesadas, se inscribirá aquel enviado por la Sección de Jurisdicción Coactiva del Ministerio de Economía y Finanzas. Para que esta gestión opere, previamente será menester que se haya presentado, a la entidad registral el oficio de la ordenanza coactiva.  De no haberse presentado el documento, será posible que otro interesado lo haga y una vez cancelados por Edicto los asientos previos, quedará su solicitud debidamente inscrita, dejando en indefensión los intereses del Estado. Una vez que el Registro Público haya inscrito el secuestro, se procederá a notificarle al contribuyente, su situación legal.

Dentro del procedimiento Coactivo para realizar el secuestro, el gestor deberá confeccionar los siguientes documentos:

1. Nota dirigida a la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales
2. Nota dirigida a la Contraloría General República
3. Nota dirigida a la Policía Nacional
4. Nota dirigida al Contribuyente

• Se notifica al ejecutado y éste se someterá a Arreglo de Pago ante la API, cancelando la obligación tributaria.

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• O bien, dejar correr los términos judiciales donde se elevará a embargo el secuestro.  Esta modalidad presenta características propias, se realizarán los trámites para la diligencia del Remate en Subasta Pública del bien.  El Alguacil  Ejecutor elaborará el Auto de Remate, el cual deberá incorporarse al expediente ejecutivo,  luego confeccionará el Aviso de Remate donde se dará a conocer al público del Remate en Subasta Pública y se detallarán las posturas admisibles, fecha, lugar y hora de celebración del Acto Público.  Las posturas serán  admitidas de 8:30 a.m. a 3:30p.m. Después de esa hora, se iniciará el proceso de pujas y repujas.  Se advertirá que el Aviso de Remate se publicará en un diario de circulación nacional por tres (3) días consecutivos.  Se enviará el  documento a Relaciones Públicas del Ministerio de Economía y Finanzas para su debida publicación, con no menos de  diez (10) días de antelación.

Publicidad del Acto Público, en el área geográfica: Es indispensable, para la realización del acto público, se fije el anuncio del Remate en el lugar o circunscripción en donde se encuentra el inmueble; es decir, deberá colocarse un letrero en la finca, en el que se indicará, el número de la Finca,  Institución que remata, fecha y lugar  del acto y teléfonos,  de ser funcionales.

El Día del Acto de Remate en Subasta Pública: El  Alguacil  Ejecutor, llegada la hora en el día fijado, fijará el correspondiente Aviso de Remate en un lugar visible del despacho judicial (sellará la fijación) y dará por iniciado el Acto de Remate en Subasta Pública, a medida que se presentan las posturas serán recepcionadas por su persona y a las 3:30 de la tarde del mismo día, declarará vencido el término para presentar posturas, se dará por iniciada la fase de pujas y repujas, (desde este momento, no se podrán recibir otra posturas y solamente se mantendrán en su poder y a la vista de los proponentes, las debidamente acopiadas).  El Juez Ejecutor, en presencia del Alguacil y Secretario, procederá a declarar abierto el Remate en Subasta Pública.  El Alguacil   Ejecutor recibirá las posturas presentadas cumpliendo con las normas exigidas  (es decir, impondrá un sello de acopio-recibido  con  la indicación de la fecha).

Una vez cerrada la fase de posturas, se iniciará el período de pujas y repujas, verificando previamente si las posturas presentadas al despacho judicial son viables (si la fianza del 10% o 20% según sea el caso,   ha sido aportada correctamente,  si lo presenta un natural por sí mismo, si se hace por mandato civil y/o bien lo hace una sociedad por medio de su representante legal con copia autenticada del Pacto social de constitución, facultad para la representación –Acta societaria y autenticación ante Notario Público de la firma del representante).  Una vez adjudicado el bien al mejor postor,  en lo sucesivo se llamará EL REMATANTE.  El Alguacil Ejecutor elaborará Acta de Remate de adjudicación provisional o definitiva, según sea el caso, notificando al rematante.  El Acta de Adjudicación Provisional se elaborará cuando el rematante anuncie hacer el pago de la suma por la cual se adjudica el bien, dentro del término de los siguientes tres (3) días hábiles siguientes al acto público. Una vez pagado el valor de bien para adjudicación, se elaborará el  Acta de Adjudicación Definitiva.

El  Alguacil Ejecutor remitirá el Auto de Adjudicación Definitiva del bien al Registro Público, para su inscripción con el nuevo propietario del bien. Este documento deberá ser firmado por el (la) Administrador (a) Provincial de Ingresos en calidad de Juez Ejecutor(a).

El pago se podrá hacer en efectivo, cheque certificado o de gerencia.  El Alguacil recibirá el pago y procederá a llenar el recibo preimpreso.  Luego se dirige a la sección de Cajas Financieras a pagar.

4.4 El contribuyente sólo tiene vehículos registrados a su nombre

4.5 El contribuyente solo cuenta con su salario

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