• El jefe y / o el sub-jefe del departamento seleccionará los casos utilizando las herramientas del sistema y procederá a asignar los expedientes a los gestores de cobros.
• Cuando el gestor recibe los expedientes en la opción del sistema “Inicio de cobranza”, procederá a verificar y analizar las cuentas, primero, cuál será el impuesto moroso y luego que sus declaraciones estén completas y aplicadas sin error.  En caso de que no exista deuda, porque ya fue cancelada, se enviará el expediente a caso pagado.
• Para los casos con morosidades, se procederá a localizar al contribuyente utilizando las herramientas del sistema como:

1. La pantalla de detalle del expediente, donde constará toda la información suministrada por los contribuyentes a la hora de su inscripción.
2. Verificación de Inscripción de Registro Único de Contribuyentes (RUC).
3. Verificación de los documentos presentados por los contribuyentes tales como prórrogas, solicitudes de correcciones, certificaciones juradas, consultas a Planilla 03, consultas a Formularios 20.
4. Tribunal Electoral.
5. Consultas en el directorio telefónico y en la página de consulta por Internet del Registro Público, utilizado más en casos de impuesto de inmueble.  Toda está verificación se hará a fin de conseguir números de teléfonos y direcciones del contribuyente para lograr su ubicación.  También se hará por medio de otras personas relacionadas a los contribuyentes, como: contadores, el Representante Legal o miembros de la junta directiva en caso de las sociedades anónimas.

• Una Vez verificadas todas las herramientas, y no se ubica al contribuyente, se hará una segunda verificación de la deuda a fin de determinar si está por prescribirse, en cuyo caso se publicará en un medio de circulación pública, si el contribuyente no se presenta se enviará al paso de “Analizar traslado coactivo” y se hará el informe respectivo.
• Una vez localizado, se le informará al contribuyente de su situación morosa y se hará una cita con el contribuyente.  Cuando este acuda a la cita, el gestor de cobro, le entregará los estados de cuenta, le explicará su situación y le entregará la carta de notificación, que será impresa del sistema y firmada por el Administrador (a) Provincial de Ingresos, a fin de interrumpir la Prescripción de algún periodo moroso. Si el contribuyente se niega a firmar se buscará otra persona de testigo y se harán las anotaciones al expediente.

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• Dependiendo de la respuesta del contribuyente se le informará las diferentes modalidades en que podrá cancelar su cuenta.

 

1. Opciones para cancelar las cuentas morosas
2. CANCELACIÓN TOTAL: Ocurrirá cuando el contribuyente decide cancelar el total de su morosidad en un solo pago.  El gestor le indicará el saldo a cancelar y el contribuyente llena la boleta múltiple de pago en el o los impuesto(s) correspondientes y se debe dirigir al Banco a realizar el respectivo pago.  Cuando el recibo se refleje en el sistema, el gestor registra el pago en el informe de gestión, cruce de pagos y enviará el expediente a la opción del sistema “caso pagado”.
3. ARREGLO DE PAGO: Ocurre cuando el contribuyente cancela la cuenta en varias letras mensuales.  Para ello debe presentar los siguientes requisitos:

• Persona Natural:

1. Fotocopia de la cédula de identidad personal.
2. Fotocopia del ultimo recibo de agua, luz o teléfono. Puede utilizarse copia de la licencia de conducir.
3. Formulario de capacidad de pago. (Se le proporciona en el departamento).
4. Firmar el Convenio de Arreglo de Pago.
5. Pago de un abono inicial.
6. Carta solicitando el Arreglo de pago a la autoridad competente (Deudas hasta B/.1,000.00 al Jefe de la Sección, de B/.1,001.00 a B/.10,000.00 al Administrador (a) Provincial de Ingresos y de más de B/.10,000.00 al Director (a) de la Autoridad Nacional de Ingresos Públicos).
7. En caso de que el dueño de la cuenta no pueda presentarse a firmar el convenio puede autorizar a una tercera persona por medio de una carta notariada, es decir autenticada su firma por notario.En caso que requiera Paz y Salvo, deberá abonar el 50% o más del arreglo de pago, o deberá presentar adicionalmente
8. Fiador o codeudor de solvencia comprobada y/o garantía (bancaria, fianza de cumplimiento, Bienes inmuebles libres de gravámenes).
9. El fiador deberá llenar el formulario de Información del Codeudor y firmar el formulario de Fiador Solidario.
10. Carta de trabajo del fiador actualizada donde conste:
11. Salario mensual
12. Tiempo de Servicio
13. Descuentos
14. Número de empleado
15. Número de planilla
16. Ficha o talonario

• Persona Jurídica:

1. Certificado de Registro Público de la sociedad donde conste la vigencia, sus directores y dignatarios y el nombre del Representante Legal o el Apoderado General.
2. Acta de reunión de la junta directiva en la cual se autoriza concertar el arreglo de pago y donde se designa a la persona que firmará el mismo.  El Acta debe estar notariada.
3. Fotocopia de cédula el Representante Legal y de la persona autorizada para firmar.
4. Formulario de capacidad de pago. (Se le proporciona en el departamento).
5. Carta solicitando el Arreglo de pago a la autoridad competente (Deudas hasta B/.1,000.00 al Jefe de la Sección, de B/.1,001.00 a B/.10,000.00 al Administrador (a) Provincial de Ingresos y de mas de B/.10,000.00 al Director (a) de la Autoridad Nacional de Ingresos Públicos).
6. Firmar el Convenio de Arreglo de Pago.
7. Pago de un abono inicial. En caso que requiera Paz y Salvo, deberá abonar el 50% o más del arreglo de pago, o deberá presentar adicionalmente
8. Garantía (bancaria, fianza de cumplimiento, Bienes inmuebles libres de gravámenes).
9. Actualmente puede concertarse arreglo de pago para los impuestos de:
10. Impuesto sobre la renta (Natural, Jurídica y Zona Libre)
11. Impuesto Complementario
12. Impuesto de Licencia Comercial
13. Seguro Educativo
14. Impuesto de Inmueble
15. Timbres
16. Tasa Única

El número de letras o plazos para cancelar los Arreglo de pago dependerán del monto de la morosidad del contribuyente:

MONTO ADEUDADO	PLAZO MÁXIMO
hasta B/.1,000.00	hasta 12 letras
de B/.1,0001.00 a B/.10,000.00	hasta 48 letras
de B/.10,001.00 en adelante	hasta 60 letras

Luego de acordar en la entrevista que el contribuyente tomará la opción del Arreglo de pago, el gestor de cobros hará una Proyección del Arreglo de Pago, donde se detallará el monto del abono, el monto y la cantidad de letras a pagar mensualmente, el monto de la fianza de Cumplimiento para referencia del contribuyente.

Luego, el contribuyente debe presentar todos los requisitos antes descritos al gestor de cobros, quien le entregará estos documentos a la concertadora de arreglos de pago, para verificación de la documentación. Salvo en los siguientes casos:

1. Omiso o inexacto: se enviará el caso a Fiscalización para que corrija la anomalía y pueda concertar el arreglo.
2. Declaraciones con error o por aplicar en el sistema: se envía a Asistencia al Contribuyente para que realice las correcciones al expediente y luego regrese a concertar el Arreglo.

Una vez corregidas estas situaciones o si el expediente no presentara ninguna anomalía y los documentos están completos y correctos, la concertadora procederá a grabar los arreglos de pago en el sistema, imprimirá dos juegos de cada uno, confeccionará el recibo de pago del abono inicial y enviará al contribuyente a la sección de caja a pagar.

Cuando regresa con los recibos pagados, se firmará el convenio de pago y se le entregará una copia al Contribuyente. La otra se adjuntara al expediente con todos los documentos y requisitos y se enviará para la firma  de la autoridad competente.

Cuando el contrato regresa firmado, se archiva hasta su cancelación.

El gestor debe darle seguimiento al mismo a fin de que el contribuyente cumpla con los plazos acordados y todos los meses debe registrar los pagos en el informe de gestión, cruce de pagos hasta, la cancelación del mismo.  Si el contribuyente se atrasa en el pago de dos letras o más, el gestor de cobro llamará al contribuyente para que se ponga al día.

Si no cumple con los pasos anteriores, el expediente es enviado por medio del sistema al la opción “Análisis de Traslado a Coactiva”, a través de la red del Jefe de la Sección.

1. PROMESA DE PAGO (GARANTIA BANCARIA): El contribuyente presenta una carta promesa irrevocable de pago de una institución Bancaria, donde la misma se compromete a cancelar la morosidad en un término no mayor a seis (6) meses.  Es utilizado principalmente para el pago de impuesto de:
   • Inmueble, en trámites de hipotecas de fincas donde se necesitara de un certificado de Paz y Salvo.  Para ello, la concertadora, en base a la garantía, hace una nota de refrendo dirigida a la Administración, solicitando la liberación del certificado de Paz y Salvo.  El contribuyente hace la solicitud del certificado de Paz y Salvo en la sección correspondiente y el documento será otorgado.   El gestor de cobros debe darle seguimiento hasta la cancelación de la carta en el término correspondiente, luego registra el pago en el informe de gestión de la Sección, cruce de pagos y envía el expediente a caso pagado.  Si el Banco no cumple con la promesa de pago, el expediente es enviado a la sección de Cobro Coactivo para la gestión del la demanda y notificación a la Superintendencia de Bancos.
2. EXTENSION DE PLAZO: el contribuyente por alguna razón no puede hacer uso de ninguna de las opciones anteriores, entonces presenta una nota donde se compromete a efectuar abonos mensuales a su cuenta hasta cancelarla en un término no mayor a 10 meses.   El Gestor debe darle seguimiento a la nota a fin de verificar su cumplimiento.  Si cancela, registra el pago mensualmente y envía a caso pagado.  Si no cumple con el acuerdo el expediente es enviado a Cobro Coactivo.
3. CANCELACIÓN O ABONO UTILIZANDO CUSTODIO: El contribuyente tiene cheques pendientes por cobrar en alguna Institución del Estado por algún servicio prestado (Contrato Público). En estos casos:
   1. El contribuyente entregará al gestor de cobros las facturas de las cuentas presentadas y por cobrar, siempre y cuando el cheque esté listo en ventanilla solo para ser retirado.
   2. El gestor de cobros entregará la documentación a la concertadora, el jefe o el sub-jefe, quien procederá a elaborar una nota solicitando a la administración la aprobación de un certificado de Paz y Salvo con custodio (refrendado), que para tales efectos siempre es el gestor que tiene el expediente asignado.
   3. El contribuyente debe hacer la solicitud del certificado de Paz y Salvo en la Sección de Paz y Salvo a fin de que el documento esté en el sistema en espera de aprobación.  Cuando el Administrador (a) Provincial de Ingresos coloca da aprobación, la sección de Paz y Salvo emite el Paz y Salvo y lo entregan al custodio autorizado en la nota.
   4. El custodio en compañía  del contribuyente se dirigirá a la ventanilla de la Institución del Estado contratante a retirar el o los cheques.  Luego confeccionan los recibos de pago, y se dirigen a la sección de cajas a pagar o abonar a la cuenta morosa.
   5. Luego el gestor registrará el recibo de pago, en el informe de cruce de pagos.
4. ENVIO A CORRECCIÓN: si luego de la entrevista del gestor de cobros con el contribuyente se determinará que la cuenta tiene algún error:
   1. Como por ejemplo: de declaraciones omisas, recibos no aplicados o con errores de periodo, número de RUC, o falta de aplicaciones de resoluciones que afectan la cuenta, entonces el gestor enviará al contribuyente a la Sección de Asistencia al Contribuyente o a la sección de Fiscalización de la Administración provincial (De Omisos e Inexactos) para que subsane la cuenta.  Luego de corregida la cuenta, se procederá a citar nuevamente al contribuyente en caso que aún refleje saldo moroso, luego de la corrección.
   2. Una vez localizado el contribuyente, si no se presenta en las oficinas de la sección de cobranza administrativa, y tampoco manifiesta ninguna respuesta sobre su cuenta, se procederá a enviar una citación o comunicado a su domicilio laboral o residencial, a fin de conseguir una respuesta. Si éste se ausentara a la citación en  dos (2) ocasiones, el expediente será enviado a la sección de Cobro Coactivo.
   3. Si el contribuyente se presenta, a la sección de cobranza  se realiza toda la gestión anteriormente descrita dependiendo de la respuesta del contribuyente.  Si se niega a pagar luego de tener conocimiento pleno se enviará el expediente a la sección de cobro coactivo, de la Administración Provincial de Ingresos.

 

2. Procedimiento para enviar expediente a la Sección de Cobro Coactivo

...

 

3. Informes Mensuales

Todos los fines de mes, es necesario enviar al Administrador Provincial un informe de los cobros efectuados en el mes, el cual es elaborado por el Jefe de la sección utilizando la información del sistema.

Para ello, cada gestor de cobros debe registrar todos los recibos cobrados en el mes, en la opción del sistema “Informe de Gestión-Cruce de pagos”, el cual alimenta un listado de todos los cobros realizados por Gestor y por fecha.

Este informe se elaborará a fin de medir la producción del mes de cada gestor que no debe ser menor a B/.150,000.00 por mes.

También se adjunta al informe los cobros hechos en la sección de Multas – Otros Ingresos y se totaliza a fin de obtener el total cobrado en el mes por la sección.

Adicional, el Jefe de la Sección dará respuesta a memorandos internos provenientes de la Sección de Prescripciones,  y para ello, verificará en el sistema la gestión que se haya realizado al contribuyente o a los contribuyentes solicitados en el memorando.  Luego de verificado se contesta por medio de memorando si al contribuyente se le entregó carta de notificación o en qué etapa se encuentra el caso asignado, esta verificación debe de responderse dentro de lo cinco (5) días hábiles de haberse hecho la solicitud.

 

4. Sección de Multas - Otros Ingresos

La sección de Multas - Otros Ingresos recibirá la documentación procedente de:

1. El Departamento de Fiscalización (Auditoria) de la Administración Provincial de Ingresos, por: Resoluciones de multas por no llevar libros contables, por no facturar adecuadamente sus ingresos, por alcances de auditoria (pagos de Tributos), etc.
2. La Junta de Control de Juegos, por: Resoluciones de multas por falta de permisos para rifas, tómbolas, juegos de azar (juegos de pistas, ruletas, etc.).
3. El departamento de Administración de Documentos, por:
   1. Multas de Juzgados (Delitos)
   2. Autoridad de Los Servicios Públicos (Canon de Frecuencia, uso indebido de los servicios de telefonía, electricidad, acueductos y alcantarillados)
   3. Ministerio de Trabajo (por infringir las normas del Código de Trabajo)
   4. Ministerio de Salud (por el uso indebido de los Certificados Médicos)
   5. Ministerio de Educación
   6. Primer, Segundo y Tercer Tribunal de Justicia (Multas a abogados por no asistir a las audiencias)
   7. Comisión Nacional de Valores (por ejercer la profesión de Corredor de Valores sin contar con la debida licencia)
   8. Ministerio Público (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   9. Policía Técnica Judicial (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   10. Ministerio de la Presidencia (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   11. Contraloría General de la República (Uso indebido de Bienes del Estado)
   12. Corte Suprema de Justicia (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   13. Ministerio de Gobierno y Justicia (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   14. Policía Nacional (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)
   15. Asamblea Legislativa (Multas por órdenes de Compra o entregas tardías)

Toda esta documentación será enviada, en principio al  Administrador Provincial de Ingresos,  quien se encargará de remitirla a la Sección de Multas - Otros Ingresos para su cobro.  Cuando estos documentos llegan a la Sección, el encargado o la secretaria registran su ingreso en el respectivo Cuadro Control que se llevará en la Sección, luego verificará si el documento es Oficio de una Institución o una Resolución.

1. Por Resoluciones: los contribuyentes serán llamados telefónicamente y notificados.  Luego que el contribuyente se presenta en la API, se confeccionará un recibo provisional para que se dirija a la sub-sección de Recibos Pre-Impresos en la sección de Asistencia al Contribuyente, donde se le confeccionará un recibo de pago oficial.  Luego el contribuyente se dirigirá a la sección de caja a cancelar la multa o la sanción impuesta y regresa a la sub-sección de Multas - Otros Ingresos donde entrega el recibo oficial (copia rosada) para que sea adjuntado a la Resolución y quede constancia de que realizó el pago (abono o cancelación). Cuandoestas Resoluciones son canceladas se devolverán acompañadas con sus respectivas constancia de pagos,  por medio de nota a cada instancia.  En caso de que el contribuyente no se presente a pagar la resolución es enviada al la Sección de Cobro Coactivo de la Administración provincial, por medio de nota para su respectiva cobranza coactiva.
2. Por Oficios de Juzgados: las personas sancionadas se presentarán voluntariamente a cancelar o a abonar a sus multas, se confeccionará un recibo provisional para que se dirija a la sub-sección de Recibos Pre-Impresos en  la Sección de Asistencia al contribuyente, donde se le confecciona un recibo de pago oficial.  Luego se dirige a la sección de caja a pagar la multa o la sanción impuesta y regresa a la sub-sección de Multas - Otros Ingresos donde entrega el recibo oficial (copia rosada) para que sea adjuntado al Oficio hasta su cancelación.  Cuando el Oficio es cancelado se enviará devuelta al Juzgado con sus recibos cancelados.  

Cada cierto tiempo los Juzgado envían notas a la Sub-Sección de Multas – Otros Ingresos para saber el Status de cada Oficio.  Las Notas son contestadas informando datos como: saldo pendiente, último abono, números de los recibos, fechas de pago, montos pagados.

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